Regeln zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Düren
Elektronische Kommunikation
Die Stadt Düren bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Hierfür wurden im Sinne des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen – EGovG NRW) die erforderlichen Zugänge eingerichtet, über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden können.
Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Düren
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
3. Qualifizierte elektronische Signatur
4. Dateiformate
5. Kontaktformular im Bürgerportal der Stadt Düren
6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse
7. Besonderes Behördenpostfach der Justiz (beBPo)
8. E-Rechnungen
9. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke
10. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren
11. Datenschutz
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation (§ 3 Abs. 1 EGovG NRW i. V. m. § 3a Abs. 1 VwVfG NRW)
Die Stadt Düren eröffnet einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach den Vorschriften des § 3 Abs. 1 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr per E-Mail übersandtes Dokument zur Schriftformersetzung mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Vertrauensdienstegesetzes versehen.
Für eine formfreie Kommunikation, also für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine elektronische Signatur nötig. Sie können weiterhin per einfacher E-Mail an alle auf www.dueren.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen geschickt werden.
Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Düren (zu den Ausschreibungen).
Bitte senden Sie der Stadt Düren ohne vorherige Absprache keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite (z.B. einem Cloudshare-Dienst) abgeholt oder heruntergeladen werden muss.
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder bearbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vor der Zusendung mit dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in Verbindung.
Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Düren und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderer Behörden.
3. Qualifizierte elektronische Signatur
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß des Vertrauensdienstegesetzes versehen sein muss. Hier sind ausschließlich akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren zu verwenden. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur.
www.bundesnetzagentur.de (externer Link, öffnet neues Fenster)
Sofern Sie andere elektronische Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
Für den Versand von qualifiziert signierten Dokumenten steht Ihnen die E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle zur Verfügung:
vps(at)dueren.de
4. Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Düren nicht alle auf dem Markt gängige Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Zurzeit ist die Datenübermittlung deshalb auf folgende Formate beschränkt:
| Format | Endung |
| Dokumente | |
| Bilder | .bmp, .gif, .jpg/.jpeg, .png, .tif/.tiff |
| Text | .txt |
| Dateikomprimierung | .zip |
Weitere Dateiformate sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung der einzelnen Empfangsstelle zulässig.
Eingehende E-Mails (inklusive Anhänge) dürfen eine Gesamtgröße von 50 MB nicht überschreiten. Die zugelassenen Formate können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Düren nur als nicht selbst entpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
E-Mails, die das Nachladen von Inhalten erfordern, können möglicherweise nicht bearbeitet werden. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle nötigen Informationen mit der E-Mail versenden.
5. Kontaktformular im Bürgerportal der Stadt Düren
Über das Bürgerportal der Stadt Düren ist mittels des allgemeinen Kontaktformulars (externer Link, öffnet neues Fenster) eine verschlüsselte Kommunikation mit der Stadt Düren sichergestellt. Eine Anmeldung über das kostenlose BundID-Konto ist zur Kontaktaufnahme nicht erforderlich, wird allerdings empfohlen, da dies Voraussetzung für eine elektronische Rückmeldung seitens der Verwaltung ist.
6. Elektronische Zugangseröffnung durch Einrichtung einer De-Mail-Adresse
Über die elektronische Zugangseröffnung nach Ziffer 1 hinaus eröffnet die Stadt Düren unter der De-Mail-Adresse
stadt@dueren.de-mail.de
einen elektronischen Zugang nach den Vorschriften des § 3 Abs. 2 EGovG NRW in Verbindung mit § 3a Absatz 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG NRW, in Verbindung mit § 36a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 Sozialgesetzbuch I sowie in Verbindung mit § 87a Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 bzw. Absatz 4 Satz 3 der Abgabenordnung.
7. Besonderes Behördenpostfach der Justiz (beBPo)
Die Stadt Düren ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch über das beBPo erreichbar. Die zentrale Postfachadresse für das besondere elektronische Postfach der Stadt Düren finden Sie im SAFE-Verzeichnis unter dem Namen "Stadt Düren". Die SAFE-ID lautet:
DE.Justiz.ed0df278-9a43-4923-91b7-64a0b295d008.1829
8. E-Rechnung
Die Stadt Düren ist aufgrund § 7 a EGovG NRW i.V.m. der E-Rechnungsverordnung NRW dazu verpflichtet und in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Bitte übersenden Sie uns Ihre Rechnungen unter Angabe der Leitweg-ID der Stadt Düren
053580008008-31001-33
als E-Rechnung wahlweise in den Formaten
• XRechnung (XML mit optionaler PDF-Anlage)
• ZUGFeRD/Factur-X (PDF mit XML-Anlage)
Unser Merkblatt zur E-Rechnung finden Sie hier (PDF, 156 KB).
9. Rückkanal und Kommunikation über soziale Netzwerke
Die Stadt Düren nutzt für eine evtl. Antwort als Rückkanal in der Regel den vom Bürger oder Unternehmer gewählten elektronischen Kommunikationsweg (konkludente Zugangseröffnung des Absenders), begrenzt auf die jeweilige Angelegenheit. Besteht über die Identität des Absenders keine hinreichende Gewissheit, kann eine Antwort auch per Post erfolgen.
Die Kommunikation über soziale Netzwerke stellt keine Zugangseröffnung im Sinne dieser Kommunikationsregeln dar. Sie hat lediglich informellen und unverbindlichen Charakter. Eine Nutzung im Rahmen von Verwaltungsverfahren oder sonstige rechtsverbindliche Nutzung ist ausgeschlossen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen besteht auch keine Verpflichtung für eine Antwort ausschließlich diesen Kanal nutzen zu müssen. Falls keine anderen Kontaktdaten vorhanden sind, beschränkt sich die behördliche Reaktion auf dem Rückkanal innerhalb des sozialen Netzwerkes allenfalls auf die Mitteilung einer datenschutzgerechteren Kontaktmöglichkeit. Ein Rechtsanspruch auf Bearbeitung oder Beantwortung innerhalb des sozialen Netzwerkes kann nicht geltend gemacht werden.
10. Angebot des elektronischen Identitätsnachweises in Verwaltungsverfahren
Die Stadt Düren bietet in Verwaltungsverfahren, in denen die Identität einer Person aufgrund einer Rechtsvorschrift festzustellen ist oder aus anderen Gründen eine Identifizierung notwendig ist, gem. § 3 Abs. 3 EGovG NRW i. V. m. § 18 des Personalausweisgesetzes bzw. nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes einen elektronischen Identitätsnachweis an. Die Abwicklung dieses Verfahrens erfolgt über das Bürgerportal der Stadt Düren.
11. Datenschutz